. .

? (Ръководство и инфографика)

.

? Тази статия се задълбочава в концепцията на Служба за управление на проекти (PMO), предоставяйки по -задълбочено разбиране за това как PMO може да оптимизира процесите на управление на проекти, да приведе проекти с бизнес цели и в крайна сметка да стимулира организационния успех.

.

Какво означава PMO?

PMO (Служба за управление на проекти) е вътрешна или външна група, която определя и поддържа стандартите за управление на проекти в цялата организация. .

.

. .

В зависимост от размера и обхвата на проектите, успешният офис за управление на проекти би бил идеален микс от хора, инструменти и процеси.

• Изберете правилните проекти: PMO често отговаря за избора на правилната комбинация от проекти за организацията. Тези проекти трябва да се приведат в съответствие с по -широки организационни цели. Това включва създаване на политики, процеси и работни потоци за дефиниране и управление на всички проекти.
• Шампиони Управление на проекти. .
• : PMO трябва да дефинира роли и отговорности и да управлява приоритети въз основа на бюджети и срокове. .
• Мобилизирайте инструментите на проекта: PMOS Curate Work Management Tools, шаблони и софтуер за създаване на надеждно хранилище на данните на проекта, което води до по-добро вземане на решения.

?

. Докато ръководителят на проекта е индивид, който се грижи за определен проект от началото до края, PMO е екип от специалисти, които работят на организационно ниво.

.

PMO е по -голям по обхват и изпълнение. . .

?

. . .

. Той помага да се гарантира, че ресурсите са разпределени по подходящ начин, за да се сведе до минимум повредата на проекта.

Може да се нуждаете от офис за управление на проекти, ако:

Колко популярни са PMOS?

. . .

. ..

Кой служи на PMO?

. . Средният офис за управление на проекти има девет служители.

. .

Директорът на PMO и мениджър на PMO

Около 85% от PMO имат директор на PMO или мениджър на PMO, които да контролират проектите в цялата организация. Тук директорът или мениджърът на PMO поддържа методологиите и стандартите за управление на проекти, установява подхода на организацията към пълния жизнен цикъл на проектите и управлява разпределението на ресурсите и разпределението на всички проекти.

. . .

.

• Планиращи проекти
• Проектни контролери

Треньори и треньори на PMO

. . .

• 76%: Основи за управление на проекти
• 42%: сертификат PM

Предимства на добрия PMO

.

• Намаляване на броя на неуспешните проекти

Въпреки че ползите може да са ясни, процесите на PMO често се разглеждат като режийни разходи. Демонстрирането на добавена стойност може да бъде трудно за Службата за управление на проекти, а процесите на управление на промените, които се стремят да приложат.

. .

. .

. Шаблонът на Wrike дава на PMOS инструментите, от които се нуждаят, за да се удари в земята, работещи с всеки нов проект, като формуляри за заявки, персонализирани табла за управление, за да се информират заинтересованите страни, шаблони за проекти за предпочитаната от вас методология и мониторинг на дневника на RAID, за да поддържат рискове до минимум.

Бъдещето на PMO

Популярността на PMO се увеличава, въпреки че това, което PMOS ще изглежда в бъдеще, е несигурно. .

. (Gartner, PMO трансформационен грунд за 2018 г., Робърт А. Handler, Joanne Kopcho, 1 февруари 2018 г.). „PMOS не успява да адаптира лицето да бъде гълъб в управлението на разходите или остаряването.”

• . .
• Използвайте показатели и табла за управление, за да демонстрирате стойността на проектите и програмите, които докосват, както и самия PMO
• Не само предоставя стратегия, но разберете как да го изпълните
• Разберете как новите технологии и системи като AI и IoT ще повлияят на това как се свършва работата

Долната линия за Службата за управление на проекти

. .

. . Това решение може да помогне за управление на цифровата трансформация във вашата организация, като разградите силози и осигурявате гладко, последователно изпълнение.

.

.

?

? Е, PMO е съкращение за офис за управление на проекти. Във всяка организация PMO е отдел, отговорен за подобряването на управлението на проекти чрез подобряване на ефективността.

PMO създава и поддържа документи, проследява напредъка и предлага образование по въпроси за проекта. Службите за управление на проекти също имат задачата да отчитат изпълнението на проекта на горното управление и заинтересованите страни, приоритизирането на дейностите, планирането на проекти и осигуряването на всички проекти, приведени в съответствие с организационните цели.

. В този случай методите и процесите на устройството на PMOS за практическото завършване на всеки проект. Накратко;

• .
• Почти всеки отдел има PMO, за да гарантира успешното завършване на ведомствените проекти.
• Организацията може да има стратегически PMO на нивото на висшето ръководство. .

?

. . . Общите отговорности обаче включват:

. .

. Съответно, PMO гарантира, че ръководството взема правилни решения въз основа на точна информация.

PMO може да се използва за определяне на културата на проекти чрез комуникация и обучение на служители по методи и най -добри практики. .

Прозрачност: . По този начин, PMO гарантира прозрачност и отчетност.

PMOs обикновено се създават, за да улеснят изпълнението на проекта. Това се прави главно чрез подпомагане на проектните екипи, улесняване на ефективното прилагане на стратегии, обучение на служители и наблюдение на напредъка.

?

Както бе споменато по -рано по -рано буквалното определение на PMO – е Службата за управление на проекти. Във всяка бизнес организация те са отделът, който обработва всички аспекти на официален процес на управление на проекти и гарантира, че жизненият цикъл на проектите се проследява от началото до края, така че ефективността да бъде най -добре оптимизирана. .

Разбирането какво означава PMO е важно както за предприятията, така и за стартиращите компании, тъй като това, което се измерва, има тенденция да се подобри, независимо дали това са разработчици, маркетингови проекти или фази на проектиране, измервайки резултатите от успеха и проследяването на KPI чрез полезен PMO процес, може би картата, която помага на тези Компанията достига желаната крайна точка.

Видове PMO

. . Обикновено ПМО са категоризирани като:

. Контрол на PMO

Този тип офис за управление на проекти работи ефективно, като оценява прилагането и използването на различни процеси, методи, инструменти и стандарти. PMO може също да контролира как стратегиите се прилагат чрез очертаване на насоки за завършване на работата.

2.

Този тип PMO поддържа проекти за развитие и дейности на компанията. . .

.

Това PMO контролира най -значимата част от проектите в рамките на дадена компания. .

Защо се нуждаете от PMO?

Въз основа на изследвания и резултати, една организация може да изисква PMO за много цели. Ето някои причини, поради които вашата компания може да се нуждае от PMO:

• Организацията иска да управлява много проекти и дейности
• Да координира и разпредели съответно ресурсите
• Да получава точна информация, която помага да се вземат здрави решения
• Когато организацията трябва да инвестира в много проекти в различни отдели
• Когато има нужда да се вземат бързи решения в бързо променяща се бизнес среда
• За оптимизиране на разходите
• Когато компанията има обширна и преобладаваща система за отчитане
• Когато има нужда от приоритет на проекти въз основа на възвръщаемостта на инвестициите им (ROI)

PMO е най-ефективен, когато се намери на най-високо ниво на организацията. Това означава да имаш стратегически PMO в изпълнителния ешелон за по-добро вземане на решения. Подобна настройка гарантира ефективната комуникация на организационните цели за привеждане в съответствие с исканията на ключовите лица на решения.

Стратегическият PMO на изпълнително ниво дава възможност за изпълнение на процесите, ролите и инструментите, както е проектирано отгоре, и съобщава се на всеки екип. Всеки член на екипа, който работи по даден проект, трябва да бъде ускорен за необходимото и методите.

?

Ефективният PMO е от съществено значение за осигуряването на успешното изпълнение и изпълнение на проекти. Най-добрите PMOs често предлагат по-добри указания за завършване на проекта. . С други думи, най -ефективният PMO изпълнява своето задължение изчерпателно, за да даде по -добри резултати в края на деня.

Ефективен PMO трябва:

• Определете ясно обхвата и целите на проектите
• Оценка на цената на проекта
• Съставляват квалифицирани членове на екипа
• Работете без усилие с доставчици
• Приоритизирайте проектите с висока възвръщаемост
• Сътрудничество със съответните отдели

Ефективният PMO е жизненоважен зъб в организационния успех.

Знаейки какво е PMO, може да не е достатъчно, ако не знаете как да го настроите правилно. Създаването на PMO трябва да се основава на тактични решения и да се третира като друг организационен проект. .

Имате нужда от екип с опит в управлението на промените . Освен това, процесът изисква човек с цялостно разбиране на организацията, културата и неговите цели. . Това включване помага за управление на съпротивата и подобряване на сътрудничеството.

. Може да искате да оценявате процеси, методи, инструменти и дейности, за да определите недостатъците. Не мислете само дали нещо работи или не. Помислете дали има по -добри опции или по -добри инструменти, които ще намалят натоварването или ще направят нещата по -ефективни от тях. .

С информацията от анализа можете да измислите стратегия за управление на проекти, която да подобри системата. Трябва обаче да бъдете подробно описани в анализа си, за да гарантирате, че улавяте всяка идея.

Пълният анализ на ситуацията ще помогне да се определят целите на проекта в съответствие с целите на компанията. Това е възможно, ако включите всички заинтересовани страни във вашата оценка.

В отговор на ситуацията – какво означава PMO?

След като анализирате ситуацията, трябва да генерирате план, който отговаря на вашите открития. Първата стъпка тук е да се определи целта и отговорностите. Каква роля искате да служи PMO? Как може да отговори на идентифицираните от вас недостатъци?

Ето как можете да настроите PMO, за да служи на целта си:

• Обучение на служители за идентифицирания проект
• Подкрепящи дейности и процеси, свързани с проекта

Най -добрата идея е да започнете малки и да избягвате претоварването на PMO от началото. Може да искате да се придържате към една отговорност за подобрена производителност. Освен това трябва да общувате със заинтересованите страни, за да ограничите техните изисквания и да ги приведете в съответствие с текущите проекти и цели.

PMO може да се разглежда като ново развитие в рамките на организацията. Това означава, че има нужда от време, за да стане обичайно. Освен това, очаквайте стръмна крива на обучение и помогнете на служителите да се адаптират съответно.

Всеки проект изисква обмислено изпълнение на проекта. Трябва да направите стъпка в даден момент, докато привличате инфраструктурата, необходима, за да я видите през. По време на този етап фокусът ви трябва да бъде върху управлението на промените и да помогнете на служителите да се адаптират към новото нормално.

Този етап изисква ефективна комуникация на всички нива, за да стигне до скорост всички. Помислете за платформи, които максимизират ефективно участието и помагат за разпространението на информацията. Например, съобщавайте на служителите за проекта, екипа на проекта, за да го видите, ръководителят на екипа и неговите предимства.

След като фазата на внедряване е на всички системи, се нуждаете от показател за ефективност, за да оцените успеха. Например, ще ви трябват начини да определите напредъка след всеки етап. Как възнамерявате да измервате производителността? Какви биха били основните показатели за ефективност?

Тук трябва да зададете стандарти и времеви рамки. Всеки спасителен или пропуснат краен срок трябва да се отчита и обяснява, за да се подобри цялостното изпълнение.

Подобряване на ефикасността на вашия PMO

Ние разгледахме как PMO на организацията определя стандартите, по които проектите се планират, изпълняват и измерват, общи теми и резултати от вашите проекти могат да бъдат изготвени и свързани с вашата методология на PMO.

Например, ако някой от вашите проекти се окаже над бюджета, при заключението му трябва да се изпълни при условие за определяне на фактите, за да се опита да определи защо. Ако _every_ проектът приключи драстично над бюджета, това може да показва, че методологията, използвана за прогнозиране на цената на проекта, е основно недостатъчна, като по този начин изисква от вашия PMO да оцени техните прогнозни инструменти и изчисления на източника.

Част от ролята на PMO е да предлага стандартизация, така че променливите да се контролират във всички проекти. Ако проблемите на отделните проекти могат да бъдат (точно), приписвани на препоръките или насоките на PMO, тогава отстраняването на тези проблеми в източника ще ги отстрани в бъдещи проекти във вашата организация.

Окончателни мисли за това как успешно да настроите PMO

Сега знаете повече за PMO в управлението на проекти и как можете да го използвате за подобряване на ефективността на проекта. Освен това имате по -добри познания за значението на PMO във всяка организация и какво прави ефективен PMO.

Тази информация трябва да ви помогне да подобрите организацията си, като разберете ясно какво означава PMO, как човек се справя с създаването на PMO и как организацията успешно прилага PMO по мащабиран и здравословен начин.

Какво означава PMO? Всичко, което трябва да знаете за PMO

. За съжаление да имаш талантлив екип не е достатъчен само по себе си, за да има успешен бизнес. . Провалът е неизбежен без комуникация, време и управление на проекти.

Ако имате тези проблеми и желаете ефективност, PMO може да бъде нещото, което вашият бизнес се нуждае. Нека ви научим PMO .

?

. Служба за управление на проекти (PMO. . Така или иначе, ако имате проблеми с вашия проект, който е мястото, което трябва да отидете.

Популярността им се увеличава от 2000 -те по причина. Тази групова стратегии най -добрият начин на действие за проекти. . С техните техники за планиране. . Показано е, че наличието на офис, посветен на управлението на проекти, може да увеличи успеваемостта на проектите.

PMO, Те са тук, за да се уверят, че всичко е на път. . С обширни изследвания и анализи те измислят какво може да накара вашия проект да се провали. Определянето на проблема рано поддържа екипа по правилния път.

?

PMO . . Тъй като техните недостатъци могат да се различават от бизнеса към бизнеса. Дори екипи от същата компания могат да имат проблеми с завършването на своите проекти по различни причини. Това доведе до създаването на три вида .

1. Подкрепящ PMO: Те са полезна ръка във времена на нужда. Нека членовете на екипа да решат дали се нуждаят от помощ или не. .
2. Директива PMO: Службата за управление на проекти има пълен контрол върху вашите проекти. Всичко трябва да се направи според техните правила. Няма гъвкавост, за разлика от подкрепящия PMO.
3. Мислете за това като за най -доброто от двата свята. PMO е тук, за да помогне и определи основните правила. Те помагат за необходимите инструменти и обучение, но все пак имате някаква свобода да правите проекта.

Как да изберете най -добрия тип PMO за вас?

Сега, когато знаете за различните видове PMOS Време е да изберете най -подходящия. Помислете за нуждите на вашата работа, правителствена работа ли е, която изисква максимална грижа или е малка компания, при която свободата се оценява? . Ако работите за по -малка компания, подкрепяща Може да бъде най -доброто за вас, но по -строго място като правителствена служба може да предпочете тип директива.

?

. . С тяхна помощ се фокусирате върху работата си и не се притеснявате от риска от проваляне на проект. Но как правят тези неща? Ето списък с неща, които правят, за да улеснят живота ви:

• Оптимизирайте управлението на проекти в полза на екипа
• Улеснете избора на проекта
• Намалете стреса, който идва от срокове и провал на проекта
• Управлявайте рисковете
• След това какво правят членовете на екипа
• Уверете се, че няма неправилни комуникации, които да доведат до усложнения
• Поддържане на документи и доклади за проекти
• Предоставяне на история на проекта
• Проследяване на това, което е полезно за екипа и кое не

. Производителността се увеличава, докато всичко е под контрол. . PMO има гръб.

?

Ролята на a PMO (Служба за управление на проекти) Екипът е да подкрепя и оптимизира дейностите по управление на проекти в рамките на организация. The .

По -конкретно,

1. Разработване и прилагане на политики, процедури и методологии за управление на проекти, които са приведени в съответствие с организационните цели и цели.
2. Предоставяне на обучение, коучинг и подкрепа на ръководителите и екипите на проекти, което помага да се гарантира, че те имат необходимите умения и знания, за да доставят успешно проекти.
3. Мониторинг на напредъка на проекта и предоставяне на редовно отчитане на висшето ръководство, заинтересованите страни и екипите на проекта.
4. Идентифициране и управление на рисковете, проблемите и зависимостите на проекта и разработването на планове за смекчаване, когато е необходимо.
5. Улесняване на комуникацията и сътрудничеството между заинтересованите страни на проекта, включително ръководители на проекти, членове на екипа, спонсори и външни партньори.
6. .
7. .

Като цяло ролята на PMO Екипът е да предостави централизирано лидерство, насоки и подкрепа на дейностите по управление на проекти в рамките на дадена организация, като помага да се гарантира, че проектите се изпълняват успешно и в съответствие с организационните цели и цели.

?

Всъщност, a PMO . The PMO Изпълнява административни задължения, свързани с управлението на проекти, като генериране на доклади за състоянието на проекта и управление на документацията на проекта, но също така играе стратегическа роля в усилията на организацията да подкрепи и подобри своите процедури за управление на проекти.

С акцент върху изпълняването на целите, разписанията и бюджетите на проекта е от съществено значение за това, че проектите се изпълняват успешно и ефективно. . Той също така включва подкрепа и ръководене на ръководители на проекти и екипи.

В резултат на това PMO .

Трудна работа ли е PMO?

След като прочетете всичко, за което трябва да се знае PMOS, . Когато става въпрос за въпроса дали PMO е трудна работа, че не можем да дадем отговор на това. Зависи от вашия набор от умения, способности за решаване на проблеми и компанията, с която мислите да работите. Има много елементи, които трябва да имате предвид. . PMO Но да бъдеш директива PMO не е подходящ за вас, може да искате да обмислите решението си. Тази работа може да бъде стресираща поради естеството на всяка задача в зависимост от вас. Да, ще свалите стреса от раменете на който и да е екип, който работи върху тази компания, но сега ще носите отговорност за всичко.

Ако сте взели своето решение да следвате този път в кариерата, препоръчваме ви да получите правилно образование за това, че сте част от a . .

Кой се нуждае от PMO?

? ? Никой не знае кои инструменти да използвате за управление на проекти? Ако отговорът ви е да, PMO Може да е нещото, от което се нуждаете.

. Трудно е да поддържате връзка с всеки различен отдел. . . .

Разбира се, няколко компании се задоволяват с начина, по който вършат своята работа. PMO може да не е подходящ за тях, тъй като екип от ръководители на проекти, които променят системата си, може да доведе до намален морал и изпълнение.

PMOS . ? Когато данните се сравняват с предходните години, производителността и степента на изпълнение на задачите са се увеличили в компании, които започнаха да работят PMOS. Тъй като крайните срокове вече не са пропуснати и всичко е толкова ефективно, печалбата се увеличава. .

Ако вашият екип има проблеми с планирането на проекти, неправилните комуникации и бюджетните проблеми, имайте предвид тази информация за офисите за управление на проекти.

Управлявайте вашите проекти с Beforesunset

Управлението на проекти се възползва значително от Beforesunset. Можете да планирате, управлявате и наблюдавате развитието на вашия проект с помощта на Beforesunset, което в крайна сметка ще увеличи производителността и ефективността. Можете да разделите проекта на по-малки, по-лесни за управление задачи и да ги присвоите на членове на екипа с определени дати, използвайки технологии за управление на задачи. . Също така, можете да проследявате времето, прекарано на всяка работа, да следите напредъка си и да направите всякакви модификации, използвайки Beforesunset.

Какво чакаш? Опитайте Beforesunset днес!

Ето списък със 100+ инструменти за производителност